Легалізація документів за кордоном

Перелік тем по консульській легалізації документів за кордоном, з якими Ви можете ознайомитися в цій статті:

Процедура легалізації документів за кордоном для України

Україна приймає іноземні документи, якщо вони апостильовані або легалізовані відповідно до міжнародного законодавства.

Апостиль на документи для України може поставити тільки та країна, яка приєдналася до Гаазької Конвенції 1961 року. Решта країн повинні легалізувати документи за стандартною процедурою. 

Процедура легалізації документів за кордоном для України полягає в тому, що документи повинні бути засвідчені на території країни походження документа, державними органами, які уповноважені на легалізацію документів для України. Як правило, основним органом є Міністерство Закордонних Справ країни, після легалізації в якому, наступним кроком виконується легалізація документа в Консульському відділі Посольства України в країні походження документа. Консул України засвідчує документ, тільки якщо на ньому стоять печатки легалізації внутрішніх органів країни і якщо він переконався у відповідності документа міжнародному законодавству.

Тобто, для того, щоб документ можна було використовувати на території України, його потрібно легалізувати в країні, де він виданий і в держорганах, які уповноважені на легалізацію документів. При цьому, заключним етапом легалізації документів за кордоном є консульська легалізація документів в Посольстві України.

Існує ще додатковий порядок легалізації іноземних офіційних документів для України. Іноземний документ можна легалізувати в Україні, тільки якщо цей же документ попередньо легалізований в МЗС країни, де він видавався. Отже, неможливо легалізувати офіційні документи в Україні, якщо вони не пройшли попередньо легалізацію в Департаменті консульської служби МЗС країни походження документа.

Легалізація документів в Німеччині для України

Федеративна Республіка Німеччина – країна, яка приєдналася до Гаазької Конвенції про скасування легалізації офіційних документів в 1966 році.

Тому, всі документи, які видаються і легалізуються шляхом апостилювання в Німеччині, визнаються в усіх країнах-учасницях Гаазької конвенції 1961 року.

Це означає, що легалізація документів в Німеччині для України виконується у форматі проставлення апостиля для України і виконання перекладу документа з апостилем на українську мову. 

Апостиль в Німеччині проставляється на оригінал документа, потім оформляється переклад. І якщо переклад виконано в Німеччині, то бажано, щоб і на переклад теж був проставлений апостиль для України. 

Всі документи, які потрібно апостилювати, повинні бути нового зразка та видані не раніше, ніж 6 місяців тому. Якщо документи було видано раніше, то потрібно оформити дублікат, а потім ставити на нього апостиль в Німеччині.

У Німеччині апостиль проставляють земельні суди і ряд федеральних міністерств і відомств, які запевняють апостилем документи, що відносяться до їх компетенції.

Легалізація документів в Канаді для України

Документи, які видані в Канаді, підлягають консульській легалізації в Канаді для України , оскільки ця країна не приєдналася і не підписала Гаазьку Конвенцію від 5 жовтня 1961 року.

Легалізація документів виконується, незважаючи на те, що Україна учасник Гаазької Конвенції. Це стосується і інших країн-учасників цієї Конвенції.

Процедура легалізації документів в Канаді для України :

1. Легалізація документа в Секції обслуговування аутентифікації Департаменту глобальних справ Уряду Канади. Це орган працює за аналогом Міністерства Закордонних Справ України.
2. Оформлення перекладу документа на українську мову.

Легалізація документів в Консульстві України. Важливо, що легалізувати потрібно, як оригінал документа, так і його переклад, оскільки тільки переклад буде використовуватися на території України.

Легалізація документів в Італії

В разі необхідності надати документ, виданий в Італії, органам влади або іншим установам України, спочатку необхідно виконати легалізацію італійських документів для України.

Італія приєдналася до Гаазької конвенції в 1977 році і з тих пір для всіх країн Конвенції можна замість легалізації проставляти апостиль на документи.

На проставлення апостиля в Італії уповноважені:

• клерки прокуратури, при регіональних судах,
• регіональні префектури.

В якому саме органі потрібно проставляти апостиль, залежить від виду документа.

Апостиль в Італії можна поставити на такі документи: 

• нотаріальні документи Італії ;
• судові документи (вироки або рішення);
• виписки з торгового реєстру Італії;
• інші документи державного зразка Італії.

Важливо, що Італія приймає документи, видані в Україні, не тільки з апостилем. Іноді вимагає, щоб документ був легалізований в Посольстві Італії в Україні. Тобто, просто поставити апостиль для Італії не завжди виходить.

Легалізація документів в Іспанії

Королівство Іспанія – держава, яка приєдналась до Гаазької конвенції в 1978 році і всі документи, видані в Іспанії можна легалізувати шляхом апостилювання.

На проставлення апостиля в Іспанії для України, уповноважені 3 державних органи:

1. Секретар верховного суду автономій Іспанії. Проставляється апостиль на судові документи Іспанії.
2. Секретар Міністерства Юстиції Іспанії . Апостилює документи, видані різними державними органами влади Іспанії.
3. Представник нотаріальної палати Іспанії. Проставляє апостиль на всі інші документи державного зразка.

Крім апостиля для України, потрібно ще виконати переклад документа з іспанської на українську мову. Якщо переклад виконується в Іспанії, то бажано поставити апостиль ще й на переклад документа. Але є можливість перекласти документ в Україні і тоді другий апостиль не потрібен.

Легалізація документів в Молдові для України

Республіка Молдова, як і понад 100 країн світу, теж приєдналася до Гаазької Конвенції про скасування легалізації документів, тому для того, щоб можна було використовувати документи на територіях країн-учасників, потрібно просто поставити апостиль на документ.

на проставлення апостиля в Молдові уповноважені такі установи:

1. Міністерство Юстиції Республіки Молдова апостилює документи органів реєстрації цивільного стану, освітні, судові та нотаріальні документи.
2. Міністерство Закордонних Справ і європейської інтеграції Молдови проставляє апостиль на інші адміністративні документи державного зразка Молдавії. 

Якщо документ виданий в Придністровській Молдавській Республіці, то перед проставленням апостиля в Молдові , потрібно виконати перереєстрацію документа.

Важливо, що для Німеччини поставити апостиль в Молдавії не вийде, так як Німеччина не визнала приєднання Молдови до Гаазької Конвенції 1961 року. В цьому випадку потрібно виконувати консульську легалізацію документів для Німеччини.

Апостиль в Молдові для України ставити не потрібно. Між цими країнами підписано двосторонній договір про скасування всіх видів легалізації. Для того, щоб документи, видані в Молдові, можна було використовувати в Україні, їх потрібно просто перекласти на українську мову.

Легалізація документів в Білорусі

Республіка Білорусь є учасником Гаазької конвенції від 5 жовтня 1961 року. Для використання білоруських документів на територіях інших країн, потрібно поставити спочатку апостиль. Апостиль на документи – це спрощена процедура легалізації, за допомогою якої засвідчується справжність підпису, печатки особи, яка підписала документ, а також справжність самого документа. Білоруський документ, де стоїть печатка апостиль, можна використовувати в будь-якій країні-учасниці Гаазької Конвенції 1961 року. Тільки додатково потрібно ще оформити переклад документа з апостилем на державну мову країни призначення документа (країни, де документ буде використовуватися). 

Легалізація документів в Білорусі шляхом апостилювання виконується такими держорганами:

1. Головне управління Юстиції Білорусі – на судові та нотаріальні документи;
2. Міністерство Освіти Білорусі – на документах про освіту Білорусі;
3. Департамент з архівів та діловодства Міністерства Юстиції Білорусі – на архівних документах;
4. Міністерство Закордонних Справ Білорусі – на інших видах документів.

Важливо, що між Україною і Республікою Білорусь був укладений двосторонній договір про скасування всіх видів легалізації документів, але на сьогоднішній день цей договір вже не діє і на всі документи між цими країнами потрібно проставляти апостиль.

Легалізація документів в Казахстані

Документи, видані в Казахстані, можна легалізувати двома способами:

– поставити апостиль на документи (тільки для країн Гаазької Конвенції 05.10.1961 р),
– легалізувати документи в внутрішніх органах і Консульстві країни призначення документа (для інших країн).

Поставити апостиль в Казахстані можуть такі держоргани:

1. Міністерство Юстиції Республіки Казахстан
2. Міністерство Освіти і Науки Республіки Казахстан
3. Міністерство Внутрішніх Справ Республіки Казахстан
4. Міністерство Оборони Республіки Казахстан
5. Міністерство Фінансів Республіки Казахстан
6. А також: Комітети різних органів Казахстану (прокуратури, судів, міністерств).

Казахстан – це одна з небагатьох країн, де на проставлення апостиля уповноважені більше п’яти державних органів країни. 

Між Україною і Казахстаном укладено двосторонній договір про правову допомогу, який скасовує проставлення апостиля на документи. Всі документи можуть бути використані на територіях договірних країн без будь-якої легалізації. Досить просто оформити переклад документа: для Казахстану – на російську або казахську, для України – на українську мову.

Легалізація документів в Узбекистані

Республіка Узбекистан тільки в 2011 року підписала угоду на приєднання до Гаазької конвенції про спрощену легалізацію документів . З тих пір, Узбекистан проставляє апостиль для інших учасниць Конвенції.

Апостиль в Узбекистані , як і у всіх країнах, проставляється тільки на оригінал документа або на нотаріальну копію документа (в окремих випадках). Для того, щоб документи були прийняті на проставлення апостиля в Узбекистані , вони повинні бути в хорошому стані, без зайвих печаток і підписів, а також на самому документі повинні бути читабельні всі елементи.

Апостиль в Узбекистані проставляють такі державні органи:

1. Міністерство Юстиції Узбекистану (на судові документи і документи з органів юстиції Узбекистану).
2. Генеральна прокуратура Узбекистану (на документи органів слідства і прокуратури).
3. Державний центр тестування при Кабінеті Міністрів Узбекистану (на документи про освіту).
4. Міністерство Закордонних Справ Узбекистану (на документи, які не належать до перелічених видів).

Легалізація документів в Узбекистані для України не потрібна, так як між цими країнами підписаний договір, який скасовує всі види легалізації документів між ними. Для того щоб, узбекистанський документ можна було використовувати на території України, його просто потрібно перекласти на українську мову.

Легалізація документів в Китайській Народній Республіці

Китайська Народна Республіка не є учасником Гаазької конвенції від 5 жовтня 1961 року.

 У зв’язку з цим всі документи, видані в Китаї, потрібно легалізувати в Консульстві країни, де буде використовуватися документ.

Винятком є 2 адміністративних райони КНР: Гонконг і Макао. Ці одиниці є самостійними учасниками Конвенції від 1961 року і документи, видані на їх території, легалізуються шляхом апостилювання .

Важливо, що якщо ви будете використовувати іноземні документи теж на цих територіях, то можна просто поставити апостиль на документи в країні видачі документа. 

Легалізація документів в КНР виконується таким чином:

1. Оформлення перекладу документа на державну мову країни, де буде використовуватися документ і завірити його у нотаріуса.
2. Легалізація перекладу документа в Міністерстві Закордонних Справ Китайської Народної Республіки.
3. Легалізація перекладу документа в Посольстві країни, де буде використовуватися документ.

Кожен з цих етапів має виконуватися по черзі, так як обійти якийсь із них не вийде. Посольство приймає документи тільки після печатки легалізації МЗС країни, де був виданий документ. Це правило поширюється на всі країни, які виконують легалізацію  документів.

Легалізація документів в Росії

До Гаазької Конвенції 05.10.1961 р Російська Федерація приєдналася ще в 1994 році. Тому для країн Конвенції Росія проставляє апостиль на документи. 

Важливо знати, що в Росії апостиль можна поставити, дотримуючись таких правил:

• якщо документ був виданий в одному регіоні Росії, то поставити апостиль в іншому неможливо;
• всі документи, на які можна поставити апостиль розподілені між держ органами РФ і тільки уповноважені органи можуть це зробити.

Апостиль в Росії проставляється такими державними органами:

1. Міністерство Юстиції Російської Федерації (на нотаріальні документи). 
2. Міністерство Внутрішніх Справ Російської Федерації. 
3. Міністерство оборони Російської Федерації.
4. Органи архіву Російської Федерації.
5. Служби з нагляду у сфері освіти Російської Федерації (тільки на документи про освіту).
6. Органи ЗАГС Росії (на документи, які видаються органом ЗАГС – свідоцтво про народження, шлюб і т.д.).

На російські документи не потрібно ставити апостиль для таких країн: Україна, Азербайджан, Вірменія, Туркменія, Таджикистан, Узбекистан та інші. Між Росією і цими країнами підписаний договір про скасування апостилювання та легалізації документів. Документи державного зразка визнаються ними без всякого підтвердження.

Більш детальну інформацію щодо легалізації документів в інших країнах можна дізнатися на консультації у юристів Koval Legal Group!

З Любов’ю до Справи, З повагою до Вас!

Оцініть цю публікацію

(1 5.005)

Loading...